Когда бизнес растет, начинаешь понимать, что ручной документооборот — это уже не то. Куча бумаг, хаос в файлах, потерянные документы… А это ведь влияет не только на скорость работы, но и на статистику по сделкам и проектам. Мы в «Тигрилах» тоже столкнулись с этим и решили, что пора автоматизировать документооборот. И теперь расскажем, как начать это делать.
Если у вас малый бизнес, то, возможно, вам пока не нужно заморачиваться с большими системами типа ERP или BPM. Но, если вы хотите ускорить работу, повысить эффективность и улучшить координацию между отделами, автоматизация документооборота — это шаг номер один. И да, это возможно сделать без головной боли.
Шаг 1. Оцените текущую ситуацию
Первое, что нужно сделать — это понять, какой документооборот у вас сейчас. Начните с того, чтобы сделать анализ: какие документы вы обрабатываете чаще всего? Какие процессы занимают много времени?
Возможно, у вас есть какие-то стандартные процедуры, которые можно упростить. Например, всё ещё отправляете чек-листы с подписанием на бумаге? Или на каждом этапе согласования нужно ждать по несколько дней, пока кто-то поставит подпись? Это и будет вашим первым «болезненным» местом, с которым нужно работать.
Шаг 2. Определите, какие процессы можно автоматизировать
Теперь, когда вы поняли, где больше всего тратится времени, можно приступать к планированию автоматизации. Начните с самых простых процессов.
- Договоры: Это, наверное, одна из самых рутинных задач. Вполне можно использовать CRM для автоматизации генерации и отправки договоров клиентам, а также их подписания через электронную подпись. Система сразу будет отслеживать статус документа, а вам не нужно будет проверять вручную.
- После договоров скорее всего тебе понадобится генерация коммерческих предложений — в принципе логика та-же как в договорах.
- Заказы и счета: Если у вас есть стандартные формы для заказов или счетов, автоматизация их создания и отправки тоже сэкономит кучу времени. При этом не забывайте про регламент — правильно настроенная система будет учитывать все нюансы.
- Взаимодействие с клиентами: Внедрение автоматизации с отправкой уведомлений о статусах заказов, напоминаниями о платежах и встречах тоже избавит от лишней работы. Это можно связать с CRM и даже интегрировать с дешбордом, чтобы все данные о клиентах и заказах были на виду.
Шаг 3. Выберите подходящий инструмент
Есть много решений для автоматизации документооборота, и всё зависит от вашего бизнеса. Если вы работаете с документами редко и вам нужно что-то простое, можно начать с облачных сервисов, типа Google Docs, с правами доступа и подписанием. Это дешевле и проще, но со временем вам может понадобиться что-то более мощное.
Если у вас есть более сложные процессы, например, когда нужно согласовывать документы с несколькими отделами (например, с ОТК, РОП или бухгалтерией), подумайте о внедрении более комплексных систем, таких как BPM или даже ERP.
- BPM поможет вам наладить процесс согласования и отслеживания каждого документа. Процесс будет прозрачным, и каждый сотрудник будет видеть, на каком этапе находится документ.
- ERP будет полезен, если вам нужно автоматизировать не только документооборот, но и управление ресурсами, заказами и внутренними процессами. Он хорошо интегрируется с другими системами, такими как CRM, и помогает отслеживать не только статус документов, но и другие ключевые показатели.
Шаг 4. Интеграция и настройка
Теперь самое важное — правильно настроить систему. На этом этапе важно не только выбрать инструмент, но и понять, как его правильно интегрировать с другими частями вашего бизнеса. Если вы уже используете CRM для работы с клиентами, то стоит настроить интеграцию с вашим документооборотом.
Системы, такие как ERP или BPM, дадут вам не только возможность хранить все документы в одном месте, но и анализировать их статус и эффективность. Например, вы сможете увидеть, сколько времени уходит на согласование того или иного документа, есть ли стопперы или задержки, и как это влияет на скорость работы с клиентами.
Для более сложных процессов — таких как создание стандартных документов или отчётов — можно настроить автоматические шаблоны и регламенты, которые позволят сократить время на подготовку.
Шаг 5. Обучение и внедрение
Не забывайте, что любой новый инструмент — это не только изменения в работе системы, но и в подходах сотрудников. В «Тигрилах» мы всегда начинаем с планерки, на которой объясняем, как и зачем мы внедряем автоматизацию. Важно не просто показать, как работает система, но и как она улучшит процессы и координацию.
Создайте инструкцию для команды, которая подробно расскажет, как работать с новым инструментом. А также важно наладить процесс обратной связи — пусть сотрудники говорят, что не устраивает или что нужно доработать.
Шаг 6. Анализ и улучшение
После внедрения автоматизации важно постоянно следить за результатами. Как изменилась скорость обработки документов? Стало ли проще отслеживать их статус? Помогает ли автоматизация сократить количество ошибок и времени на согласование?
Вместо того чтобы просто работать с статистикой по проектам и заказам, теперь можно дополнительно анализировать, как внедренные процессы влияют на общую производительность и конверсии.
Автоматизация документооборота для малого бизнеса — это не что-то сложное и недоступное. Начните с простых шагов, анализируйте, как можно улучшить процессы, и постепенно внедряйте системы, которые сэкономят вам время и силы. Мы в «Тигрилах» уверены, что автоматизация — это путь к эффективному бизнесу!