Что такое автоматизация бизнеса и зачем она нужна?
Привет! Мы в «Тигрилах» постоянно слышим от клиентов: «Ну зачем нам эта автоматизация? Мы и так справляемся.» И знаете, это нормальный вопрос. Автоматизация — не волшебная таблетка, а инструмент. Важно понять, как и зачем его использовать. Давайте разберёмся.
Что такое автоматизация бизнеса?
Если совсем коротко, автоматизация — это перевод рутинных задач и процессов на «автопилот». Вместо того чтобы вручную заполнять отчёты, согласовывать заказы или считать БДР, вы используете инструменты, которые делают это за вас.
Примеры?
- CRM-системы для управления лидами и сделками. Записали статус клиента, отметили успешный лид — всё под контролем.
- ERP-платформы, которые помогают координировать работу всех отделов: от закупок до ОТК.
- BPM-системы для описания и оптимизации процессов (тот же BPMN — стандарт, о котором все говорят).
Автоматизация — это не только программы. Это ещё и подход. Тут нужны стандарты, инструкции, регламенты, дешборды. В общем, всё, что позволяет бизнесу работать как часы.
Зачем она нужна?
Теперь к самому интересному. Зачем? Мы в «Тигрилах» выделяем три главных причины:
- Скорость
Помните, как раньше согласовывали договоры? Сначала РоП шлёт файл рому, тот — бухгалтерии, и так по кругу. Сейчас это можно автоматизировать. Система сама отправит чек-листы, поставит статусы, напомнит о дедлайнах. Результат? Экономия времени.
- Точность
Человеческий фактор — это нормально. Все ошибаются. Но вот ошибки в БДР или аналитике могут стоить дорого. Автоматизация снижает риски. Система работает по протоколу, без «авось».
- Рост выручки
Когда процессы налажены, команда сосредотачивается на том, что приносит деньги. Сейлзы продают, маркетологи привлекают лидов, а не борются с табличками. Всё это напрямую влияет на план продаж и LTV.
Примеры из реальной жизни
Давайте немного практики. Вот несколько кейсов, которые мы реализовали:
- Оптимизация отдела продаж
До: Лиды фиксировали вручную, часть терялась, успешных сделок было всего 20%. После: Внедрили CRM. Сделали дешборд с текущими статусами. Результат — 35% успешных сделок и больше прозрачности.
- Автоматизация документооборота
До: Контракты терялись, согласования занимали недели. После: Настроили BPM-систему. Каждый этап согласования стал прозрачным. Сроки сократились до 2-3 дней.
- Упрощение складской логистики
До: Постоянные ошибки на складе, проблемы с инвентаризацией. После: Внедрили ERP, сделали стандарты учёта. Инвентаризация стала занимать 2 часа вместо двух дней.
Автоматизация — это сложно?
Вопрос, который задают все. Ответ: и да, и нет. Всё зависит от масштаба и подхода.
Если вы хотите автоматизировать всё сразу, готовьтесь к сложностям. Придётся разрабатывать оргструктуру, анализировать процессы, описывать каждый шаг. Тут без координации команды не обойтись.
Но если начать с малого — с одного отдела или процесса — автоматизация становится гораздо проще. Главное, чтобы изменения были валидны и логичны.
Что выбрать: CRM, ERP или что-то ещё?
Выбор инструмента зависит от целей:
- CRM — для управления клиентами и сделками. Подходит для продаж и маркетинга.
- ERP — для комплексного управления компанией. Закупки, финансы, производство — всё в одном месте.
- BPM — для описания и оптимизации процессов. Если у вас хаос и нужен порядок, начинайте с этого.
А ещё есть дешёвые (иногда даже бесплатные) решения. Например, Google Таблицы для аналитики или Trello для координации задач. Это тоже автоматизация, просто в мини-формате.
Как внедрить автоматизацию?
- Начните с анализа — Соберите статистику. Какие процессы занимают больше всего времени? Где больше всего ошибок? Это будет вашим стартом.
- Опишите процессы — Да, нужно сесть и прописать все этапы. Что, кто, когда делает. BPMN вам в помощь.
- Выберите инструмент — Исходя из задач. Иногда CRM достаточно, иногда нужно что-то мощнее, вроде ERP.
- Обучите команду — Без этого никуда. Новая система — это как новый сотрудник. Её нужно понять и принять.
- Мониторьте результаты — Сравните, что было до и что стало после. Статистика покажет, где нужно доработать.
Вывод
Автоматизация — это про эффективность, а не моду. Да, придётся вложить время и силы. Но результат того стоит. Бизнес становится быстрее, точнее, прозрачнее. Клиенты довольны, сотрудники работают с удовольствием, инком растёт.
Если не знаете, с чего начать, приходите к нам в «Тигрилы». Мы поможем разобраться, проведём конъюнктурный анализ и найдём решение, которое подойдёт именно вам. Давайте упрощать бизнес вместе!